لا يقتصر دور الإرشاد على الجانب الأكاديمي ومتابعة الطلبة في تنفيذ خططهم الدراسية فحسب، بل يتعداه إلى متابعتهم في الأمور النفسية والاجتماعية والحياتية، لذا فإن نجاح عمليه الإرشاد يتطلب توافر العديد من العناصر، ومنها: المرشد الكفء والطالب الملتزم والمعلومات التي يتم بموجبها الإرشاد والمختصون في المجالات النفسية والاجتماعية وغيرها.
ونظراً لأن الطلاب هم محور العملية التعليمية لذلك يتم توفير الدعم اللازم أثناء مسيرتهم الأكاديمية بما يحقق غايات الخطة التعليمية للدراسات العليا وإنهاء متطلبات الخطة الدراسية ضمن المدة الزمنية المتاحة.
مسؤولية ودور الطالب:
- يتحمل كامل المسؤولية عن أدائه الأكاديمي حيث أن الإرشاد الأكاديمي هو آلية للمساعدة.
- الإطلاع على دليل الكلية وموقعها على الإنترنت للتعرف على متطلبات القسم والكلية.
- الإلمام بتفاصيل التقويم الدراسي والمواعيد التي تختص بالتسجيل والانسحاب والاعتذار.
- معرفة مرشده الأكاديمي ومواعيد ساعاته المكتبية.
- مقابلة المرشد للتشاور حول الأهداف الدراسية والمهنية، والبرنامج والجدول الدراسي، والاستفسار عن كل الجوانب التي قد يرى فيها غموضاً.
- تنفيذ توصيات المرشد والمواظبة على مقابلته حسب المواعيد المتفق عليها.
- إخطار المرشد بأي متغيرات قد تؤثر في برنامجه أو أدائه الدراسي.
مقابلة المرشد الإكاديمي:
قبل مقابلة المرشد يجب على الطالب:
- معرفة الساعات المكتبية للمرشد الأكاديمي.
- تحديد الموعد مع المرشد الأكاديمي ويفضل أن تبدأ المقابلات قبل كل فصل دراسي وان تجتهد في تحديد هذه المواعيد مبكرا.
- أن يكتب كل التساؤلات التي تشغله والخاصة بتوجهه الدراسي ويحضرها في المقابلة الأكاديمية.
- أن يراجع دليل الكلية الذي يشرح كل ما يحتاجه القسم والكلية من متطلبات.
- ويضع علامة مميزه على أي بند يراه غير واضح ليسأل المرشد الأكاديمي عنه.
- أن يعد ويحضر معلومات صحيحة وبيانات مرتبطة بما يحتاجه قبل اجتماعه مع المرشد الأكاديمي.
خلال المقابلة:
- أن يحضر قائمة أسئلته.
- أن يعطي فكرة واضحة عن أهدافه الدراسية والمهنية ويشارك بشفافية وصراحة مرشده الأكاديمي فيها.
- أن يضع موعدا مستهدفا للتخرج ويستشير مرشده فيه.
- أن يعمل مع مرشده الأكاديمي لوضع برنامجا دراسيا مع جدول دراسي تنفيذي لما تخطط أن تدرسه في الفصلين الدراسيين التاليين.
- أن يطرح جميع الأسئلة التي تخطر بباله. فالمرشد الأكاديمي يستطيع المساعدة عندما يكون لدى الطالب رؤية واضحة عما يريد.
مقابلات المتابعة:
- التأكد من تنفيذ ما يوصي به مرشده الأكاديمي مرة كل أسبوعين أو ثلاثة حسب الاتفاق.
- أن يتصل أو يرسل الكترونيا لمرشده الأكاديمي أي أسئلة أو استفسارات إضافية.
- أن يخبر مرشده الأكاديمي للتغيرات الهامة لبرنامجه الدراسي الذي قد يؤثر على أدائه أو أهدافه الدراسية.
- التأكد من الإلمام بالأجندة الدراسية وخصوصا المواعيد النهائية وهي عادة تنشر في لوحه القسم.
- أن ينشئ الطالب/ـة لنفسه ملفا للإرشاد الأكاديمي يضع به نسخ من كل المستندات المرتبطة بحيث يجد لنفسه إجابة سريعة لتساؤلاته.
- أن يتحمل مسؤولية تقدمه الدراسي حيث أن النصح والإرشاد أداة هامه للنجاح. ولكن وقبل كل شيء فالطالب هو المسئول الأول عن نجاحه.